Dissertação

{en_GB=Form Management in Public Administration} {} EVALUATED

{pt=Algumas Câmaras Municipais Portuguesas disponibilizam através da Internet os formulários necessários para que os seus cidadãos possam fazer qualquer tipo de pedido. A tarefa de gerir e disponibilizar toda a documentação é, atualmente, executada manualmente sem nenhum tipo de apoio ou validação digital, o que é problemático quando se tem de gerir e atualizar centenas de formulários. O sistema apresentado neste relatório pretende facilitar a distribuição de conjuntos de documentos versionáveis através de automatização de fluxos, uma interface clara e deteção e prevenção de erros. Os seus maiores benefícios são a validação de ações humanas, o controlo automático de documentos versionáveis, coerência de informação aquando da utilização de documentos atualizados e acima de tudo a automatização da criação de pacotes de documentos para distribuição.Esta aplicação possui outras funcionalidades, nomeadamente a possibilidade de agendar a disponibilização de documentos e o agrupamento de documentos em pacotes de distribuição. O objetivo foi desenvolver uma ferramenta Web com novos fluxos de trabalho que facilite o processo de gestão de documentos versionáveis e a sua distribuição à população. Para avaliar os ganhos obtidos pelo uso da ferramenta desenvolvida foram feitos testes com um universo diversificado de utilizadores que executaram o mesmo conjunto de ações dando uma ideia clara das melhorias que foram trazidas pelo uso da nova aplicação. , en=Some Portuguese Municipalities currently provide online most forms and documentation their citizens might need to perform any type of requests. Managing all the documentation and its provisioning is executed manually, without any type of supporting tool or validation. The way this management is performed is problematic when updating and distributing hundreds of forms. The system presented in this report aims to ease the delivery of sets of versioned documents through automation of tasks, a clear interface and error detection features. Its major benefits are the validation of human actions, automated control of versioned documents, data coherency when fetching up-to-date documentation and mostly the automation of document/packages delivery. This application provides some document management functionalities having the extra possibility of scheduling deliveries and gathering documents in sets to be automatically delivered. The goal was to develop a Web tool with new workflows that could ease the process of managing versioned forms as well as their availability for the population. In order to evaluate the gains obtained from the use of this application, tests were performed with a diversified universe of users who executed the same actions with and without it, giving a clear feedback on the improvements brought from its use.}
{pt=Desmaterialização de Processos, Gestão Documental, Formulários PDF, Gestão Urbanística, en=Process Dematerialisation, Document Management, PDF Forms, Web Application, Urban Management}

Setembro 30, 2020, 17:30

Publicação

Obra sujeita a Direitos de Autor

Orientação

ORIENTADOR

André Valentim

Mind

Especialista

ORIENTADOR

João Nuno De Oliveira e Silva

Departamento de Engenharia Electrotécnica e de Computadores (DEEC)

Professor Auxiliar